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Cuando tienes una dirección adicional como [email protected] o [email protected], funciona bien, pero sólo la revisas tú. Qué pasa si alguien de tu equipo necesita responder un correo de ese buzón? Tienes tres opciones malas: reenviárselo manualmente, crear un filtro de reenvío automático o compartir tu cuenta. Ninguna de las tres es limpia, y la tercera además es un riesgo de seguridad que no deberías asumir.
Lo que vas a lograr
Al terminar este proceso, uno o varios miembros de tu equipo podrán leer, responder y organizar el correo de ese buzón compartido desde su propia cuenta, sin conocer nunca la contraseña del buzón original. Tú decides quién tiene acceso y puedes quitarlo en cualquier momento.
Lo que necesitas
Ser administrador de tu dominio de correo profesional, o pedirle a quien lo sea que haga el primer paso. La dirección del buzón que quieres compartir (por ejemplo, [email protected]) y la cuenta de correo de la persona a la que le darás acceso.
El proceso, paso a paso
Específico para Google Workspace:
Habilita la delegación desde la Consola de Administración
Esta función viene desactivada por defecto. Entra a la Consola de Administración de Google Workspace (admin.google.com) con tu cuenta de administrador y ve a Aplicaciones → Google Workspace → Gmail → Configuración de Usuario. Ahí vas a encontrar la opción "Permitir que los usuarios deleguen el acceso a sus buzones a otros usuarios del dominio". Márcala y guarda los cambios. Si no eres tú quien administra el dominio, este es el paso que le corresponde a esa persona.Entra a la cuenta de Gmail que vas a compartir
Inicia sesión directamente en el buzón que quieres delegar (siguiendo el ejemplo, entra a [email protected], no a tu cuenta personal). Ve a Configuración → Ver toda la configuración.Ve a la pestaña Cuentas
Dentro de esa configuración completa, entra a la pestaña "Cuentas" y busca la sección "Conceder acceso a tu cuenta". Es fácil pasarla por alto porque está justo debajo de las opciones de reenvío e importación de correo.Añade la cuenta de la persona que tendrá acceso
En "Conceder acceso a tu cuenta", haz clic en "Añadir otra cuenta" y escribe la dirección de Gmail completa de tu compañero o compañera. Gmail le enviará una invitación automáticamente. Ojo, todavía no está todo listo. Falta un paso más.La persona delegada aprueba la invitación
Tu compañero recibirá un correo de Gmail pidiéndole que confirme el acceso y tendrá que aprobarlo explícitamente desde ahí. Hasta que no lo haga, no podrá entrar al buzón, aunque tú ya lo hayas añadido desde tu lado. Avísale para que no se quede sin revisar esa invitación.Verifica que el acceso funciona
Pídele que abra su propia cuenta de Gmail y, en la esquina superior derecha, haga clic sobre su foto o inicial de perfil. Ahí debería aparecer el buzón compartido como una cuenta a la que puede cambiarse. Si puede entrar y ver el historial de mensajes, el proceso está completo. Puedes repetir los pasos 4 y 5 con cada persona que necesite acceso.Resultado esperado
Cada persona con acceso puede entrar al buzón compartido desde su propia cuenta, leer el historial completo y responder correos que llegarán como enviados desde esa dirección. Tú mantienes el control: puedes revisar en cualquier momento quién tiene acceso y retirarlo sin cambiar ninguna contraseña.
Cierre
Un buzón que solo tú puedes atender es un cuello de botella. Un buzón al que tu equipo accede sin compartir contraseñas es un sistema que funciona aunque tú no estés.
Crees que le serviría esto a algún amigo o conocido? Reenvíalo.
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Rafael Adaui
CEO & Fundador de SoyDigio
